Telesecretariaat

Telefonisch onthaal is het 'gezicht' van uw bedrijf/organisatie.

Niemand houdt ervan om op een antwoordapparaat of wachtroutering terecht te komen. Daarom is Assets voor u de oplossing in outsourcing van uw receptie.

Gestart begin 1987 als Vlaamse pionier in het concept telesecretariaat, is onze hoge klantentevredenheid nog steeds ons kwaliteitscertificaat. De passie en gedrevenheid bij onze medewerkers zijn als een 2de natuur.
Een correcte vriendelijke beantwoording onder alle omstandigheden kent dan ook geen geheimen voor ons.

Assets telesecretariaat, ùw oplossing voor een continue bereikbaarheid in een professioneel kader aan een fractie van een normale loonkost.

Assets telesecretariaat


Uw klant is koning, uw receptie is queen.

Heeft u er ook genoeg van uw werk te moeten onderbreken bij elke oproep?

Wanneer u of uw secretariaat niet zelf de telefoon kan aannemen wegens vergadering, bespreking, dossieropvolging of klantenbezoek is er niets zo geruststellend dan dat uw oproepen van uw klanten worden opgevangen door ons telesecretariaat zodat zij niet op een antwoordapparaat of mailbox terecht hoeven te komen.

Wij fungeren hierbij als een gemakkelijk inzetbaar ‘secretariaat op afstand’, dat al uw gesprekken voor uw bedrijf opvangt op een professionele manier. Vanuit een rustige werkomgeving zorgen wij voor een persoonlijke 4-talige antwoordservice, zonder achtergrondstemmen of eindeloze wachtmuziek.

Uw klanten worden op een vriendelijke en hulpvaardige manier verder geholpen zonder dat hij/zij merkt doorverbonden te zijn met een extern telesecretariaat. Onze aanpak conform uw huisstijl zorgt dat klanten zich comfortabel blijven voelen in het gesprek.

Beschikt u over een eigen secretariaat dan hoeft u geen rekening meer te houden met ziekteperioden, vakantie of andere afwezigheden van uw medewerker(s)/team, wij vangen elke afwezigheid feilloos op. Ook als iedereen aanwezig is kan u uw telereceptie uitbesteden zodat éénieder ongestoord kan verder werken en er niemand zich moet ‘opofferen’ de receptie te doen.

Outsource uw telefonisch onthaal zodat u zich kan focussen op uw core-business.


Benieuwd geworden naar de mogelijkheden van ons telesecretariaat?

Geen woorden maar daden. Om u te overtuigen van onze service bieden wij u graag een vrijblijvende en kosteloze proefperiode aan van 1 week (of max. 30 gesprekken).

Waar wacht u nog op? Neem contact op met Assets voor meer informatie over ons telesecretariaat of maak gebruik van onze vrijblijvende en kosteloze proefperiode van 1 week.


De voordelen van Assets telesecretariaat

Als telesecretariaat spelen wij graag in op de persoonlijke touch die wij als “asset” aan uw organisatie kunnen toevoegen.

Ons hoog servicelevel garandeert dat 88% van onze oproepen worden beantwoord binnen de 3 beltonen - 96% binnen de 5 beltonen en 100% binnen de 7 beltonen!

Op welke tijdstippen van de dag dat u met ons telesecretariaat wenst samen te werken bepaalt u zelf:

  • U kan gebruik maken van een continue doorschakeling met of zonder terugkoppeling naar interne binnenpost en/of GSM.
  • Ook een tijdelijke doorschakeling is een optie (bv enkel in de namiddag, tijdens meetings of op momenten dat u geconcentreerd wenst door te werken, verlofperiodes of quality time met het gezin).
  • Als overflow: indien u zelf in gesprek bent, kunnen wij gelijktijdige oproepen opvangen.

Een samenwerking met Assets telesecretariaat: hoe gaat een aansluiting juist in zijn werk?

Voor ieder van onze klanten werken we op maat waardoor uw klanten ontvangen worden volgens uw eigen ‘huisstijl’.

  • U krijgt een telefoonnummer uit onze centrale toegewezen. Naar dit nummer kan u uw eigen telefoonlijnen en/of gsm-nummer(s) doorschakelen of u kan dit voorbehouden nummer ook rechtstreeks publiceren. Door dit unieke nummer zijn wij in de mogelijkheid alle oproepen op deze lijn te beantwoorden in uw naam. 
  • Met een goed script als leidraad, zorgen wij voor een vlekkeloze procedure en volgen uw aan/afwezigheden actief op. Uw wensen en behoeften worden zorgvuldig afgetoetst en onze ervaring zorgt ervoor dat we samen op 1 lijn staan. 
  • In functie van wat u ons opdraagt wordt de ontvangen oproep afgehandeld en/of doorgeschakeld.
  • Afspraken kunnen rechtstreeks worden ingeboekt/aangepast. Diverse agendasystemen zijn ons eigen.
  • Direct na elke oproep ontvangt u een mail met de gegevens van de oproeper, onderwerp, ondernomen acties … (en uiteraard eventueel andere parameters die u graag heeft dat er genoteerd worden). 
  • Ingave in uw eigen CRM-systeem/verwerkingssoftware is eveneens perfect integreerbaar.
  • Dringende zaken worden teruggekoppeld naar GSM of verzonden via SMS
  • Buiten de permanentie-uren van ons telesecretariaat (Ma t/m Vrij van 8-19u) (of uw eigen openingsuren) krijgt de oproeper een standaardmelding te horen met uw bereikbaarheidsuren.
    Optie tot personalisatie van deze melding is perfect mogelijk. Het is tevens mogelijk de oproepen te laten doorschakelen naar een ander nummer, eventueel via gebruik van een inkiesmodule (druk 1 voor…, druk 2 voor…).

Assets telesecretariaat online applicatie

Via onze applicatie kan u ook online uw oproepen opvolgen. Er is bijvoorbeeld ruimte voorzien voor uw interne opvolging, historiek per klant, opzoekingsruimte en uw feedback. 

Op simpele wijze kan u ons op de hoogte brengen van bijvoorbeeld tijdelijke afwezigheid, verlofmeldingen en opvolging van oproepen.  Van zodra u deze informatie online ingeeft komt deze direct in uw klantenfiche bij uw secretaresse in ons telesecretariaat toe.

Is uw telefonisch onthaal optimaal ? U krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk!


Transparantie en flexibiliteit

Een transparante facturatie, ongeacht het abonnement dat u bij ons verkiest, zorgt alvast dat u financieel het overzicht blijft behouden.

Schrik van het kostenplaatje? U zal aangenaam verrast zijn. Een minimuminvestering voor een maximum aan return. Geen opstartkosten, geen scriptkosten, gewoon een vast maandabonnement en tarief per gesprek of per seconde. Onze tarieven starten vanaf 65 euro/maand maar een losstaand seconden pakket behoort ook tot de mogelijkheden.

Met een opstart mogelijk binnen de 24u zijn we zeer flexibel inzetbaar en wat ook de reden of doel van onze samenwerking is: U bepaalt de periode.  Bij een samenwerkingstermijn van onbepaalde duur hanteren wij 1 maandperiode vooropzeg, dus geen complexe opzegberekeningen.

Benieuwd naar wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen?


Contacteer Assets telesecretariaat 

Zit u nog met vragen? Geen enkele vraag is overbodig dus stel ze ons gerust.
Zo kan u vanaf morgen het woord onbereikbaar alvast schrappen.

Contacteer ons

Assets

Telesecretariaat
keyboard_arrow_up

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x